KRAV TIL EGEN VIRKSOMHET
Hjelpemiddelspesialisten AS vil kontinuerlig jobbe for å forbedre egen policy og praksis som kan bidra til at leverandørene etterfølger våre retningslinjer for etisk handel.
Hjelpemiddelspesialisten AS, inkludert alle ansatte, skal aldri tilby eller motta ulovlige eller urettmessige pengegaver eller andre godtgjørelser for å oppnå forretningsmessige eller private fordeler for egen del eller fordeler for kunder, agenter eller leverandører.

Hjelpemiddelspesialisten AS og Hjelpemiddelspesialisten AS’ leverandører skal unngå handelspartnere som har aktiviteter i land som er pålagt handelsboikott av FN og/eller norske myndigheter.

KRAV TIL FORHOLD I LEVERANDØRKJEDEN
Hjelpemiddelspesialisten as sine retningslinjer for etisk handel er basert på internasjonalt anerkjente FN- og ILO-konvensjoner og angir minimums- og ikke maksimumsstandarder. Lovgivningen på produksjonsstedet skal respekteres. Der hvor nasjonale lover og reguleringer dekker samme tema som disse retningslinjene, skal den høyeste standarden gjelde.

1. Tvangsarbeid/slavearbeid (ILO konvensjon nr. 29 og 105)
1.1. Det skal ikke forekomme noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid.
1.2. Arbeidere skal ikke måtte levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver og skal fritt kunne avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid.

2. Fagorganisering og kollektive forhandlinger (ILO konvensjon nr. 87, 98, 135 og 154)
2.1. Arbeidere skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget ønske, og til å forhandle kollektivt. Arbeidsgiver skal ikke blande seg inn i, hindre eller motarbeide fagorganisering eller kollektive forhandlinger.
2.2. Fagforeningsrepresentanter skal ikke diskrimineres eller hindres i å utføre sitt fagforeningsarbeid.
2.3. Dersom retten til fri organisering og/eller kollektive forhandlinger er begrenset ved lov, skal arbeidsgiveren legge til rette for, og ikke hindre alternative mekanismer for fri og uavhengig organisering og forhandling.

3. Barnearbeid (FNs konvensjon om barnets rettigheter, ILO konvensjon nr. 138, 182 og 79, ILO anbefaling nr. 146)
3.1. Minstealder for arbeidere skal ikke være mindre enn 15 år og i tråd med

i) nasjonal minstealder for ansettelse, eller;
ii) minstealder for obligatorisk skolegang, med høyeste alder som gjeldende. Dersom lokal minstealder er satt til 14 år i tråd med unntaket i ILO konvensjon 138, kan dette aksepteres.

3.2. Nyrekruttering av barnearbeidere i strid med ovennevnte minstealder skal ikke finne sted.
3.3. Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som er til skade for deres helse, sikkerhet eller moral, inkludert nattarbeid.
3.4. Det skal etableres handlingsplaner for snarlig utfasing av barnearbeid som er i strid med ILO-konvensjonene 138 og 182. Handlingsplanene skal dokumenteres og kommuniseres til relevant personale og andre interessenter. Det skal legges til rette for støtteordninger hvor barn gis mulighet til utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder.

4. Diskriminering (ILO konvensjon nr. 100 og 111 og FNs Kvinnediskrimineringskonvensjon)
4.1. Det skal ikke forekomme diskriminering når det gjelder ansettelse, avlønning, opplæring, forfremmelse, oppsigelse eller pensjonering basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, sivil status, seksuell legning, fagforeningsarbeid eller politisk tilhørighet.
4.2. Det skal etableres vern mot seksuelt påtrengende, truende, fornærmende eller utnyttende adferd og mot diskriminering eller oppsigelse på usaklig grunnlag, f. eks ekteskap, graviditet, foreldrestand eller status som HIV-smittet.

5. Brutal behandling
5.1. Fysisk mishandling eller avstraffelse, eller trussel om fysisk mishandling er forbudt. Det samme gjelder seksuelt eller annet misbruk og andre former for ydmykelser.

6. Helse, miljø og sikkerhet (ILO konvensjon nr. 155 og anbefaling nr. 164)
6.1. Det skal arbeides for å sikre arbeidere et sikkert og sunt arbeidsmiljø. Farlige kjemikalier og andre stoffer skal håndteres forsvarlig. Nødvendige tiltak skal iverksettes for å forhindre og minimere ulykker og helseskader som resultat av, eller relatert til, forhold på arbeidsplassen.
6.2.  Arbeidere skal ha jevnlig og dokumentert opplæring i helse og sikkerhet. Helse- og sikkerhetsopplæring skal gjentas for nyansatte og omplasserte arbeidere.
6.3. Arbeidere skal ha tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann. Hvis relevant, skal arbeidsgiver også besørge tilgang til fasiliteter for trygg oppbevaring av mat.
6.4. Hvis arbeidsgiver tilbyr losji, skal dette være rent, sikkert, tilstrekkelig ventilert og med tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann.

7. Lønn (ILO konvensjon nr. 131)
7.1. Lønn til arbeidere for en normal arbeidsuke skal minst være i tråd med nasjonale minstelønnsbestemmelser eller bransjestandard, den høyeste gjelder. Lønn skal alltid være tilstrekkelig til å dekke grunnleggende behov, inkludert noe sparing.
7.2. Lønnsforhold og utbetaling av lønn skal være skriftlig avtalefestet før arbeidet påbegynnes. Avtalen skal være forståelig for arbeideren.
7.3. Fratrekk i lønn som disiplinærreaksjon tillates ikke.

8. Arbeidstid (ILO konvensjon nr. 1 og 14)
8.1. Arbeidstiden skal være i tråd med nasjonale lover eller bransjestandard, og ikke overstige arbeidstid i samsvar med gjeldende internasjonale konvensjoner. Normal arbeidstid per uke skal vanligvis ikke overstige 48 timer.
8.2. Arbeidere skal ha minst én fridag per 7 dager.
8.3. Overtid skal være begrenset og frivillig. Anbefalt maksimum overtid er 12 timer per uke, dvs. samlet arbeidstid på 60 timer per uke. Unntak fra dette kan aksepteres dersom det er regulert av en kollektiv avtale eller nasjonal lov.
8.4. Arbeidere skal alltid ha overtidstillegg ved arbeidstidstid over normal arbeidstid (se punkt 8.1 over), minimum i tråd med gjeldende lover.

9. Regulære ansettelser
9.1. Forpliktelser overfor arbeidere, i tråd med internasjonale konvensjoner, nasjonale lover og regler om regulære ansettelser skal ikke omgås gjennom bruk av korttidsengasjementer (som bruk av kontraktsarbeidere, løsarbeidere og dagarbeidere), underkontraktører eller andre arbeidsrelasjoner.
9.2. Alle arbeidere har krav på arbeidskontrakt på et språk de forstår.
9.3. Lærlingprogram skal være klart definert med hensyn til varighet og innhold.

10. Marginaliserte befolkningsgrupper
10.1 Produksjon og bruk av naturressurser skal ikke bidra til å ødelegge ressurs- og inntektsgrunnlag for marginaliserte befolkningsgrupper, for eksempel ved å beslaglegge store landarealer, uforsvarlig bruk av vann eller andre naturressurser som befolkningsgruppene er avhengig av.

11. Miljø
11.1. Tiltak for å redusere negative effekter på helse og miljø i hele verdikjeden skal gjennomføres gjennom minimering av utslipp, fremme effektiv og bærekraftig ressursbruk, inkludert energi og vann og minimering av drivhusgassutslipp i produksjon og transport. Lokalmiljøet på produksjonsstedet skal ikke bli drevet rovdrift på eller skadet av forurensning.
11.2. Nasjonal og internasjonal miljølovgivning og -reguleringer skal overholdes og relevante utslippstillatelser skal innhentes.

12. Korrupsjon
12.1. Alle former for bestikkelser, er uakseptabelt, så som bruken av alternative kanaler for å sikre illegitime private eller arbeidsrelaterte fordeler til kunder, agenter, kontraktører, leverandører eller deres tilsatte samt offentlige tjenestemenn/-kvinner.

 

Guidelines for ethical trade
Hjelpemiddelspesialisten AS works to promote good working and environmental conditions in our supply chains. We want to do this in close collaboration with our suppliers and partners. To clarify what we expect from our suppliers, Hjelpemiddelspesialisten AS has prepared guidelines for ethical trade. The guidelines cover basic requirements for human rights, labor rights, the environment and corruption.

PRINCIPLES
Our suppliers shall deliver goods and services to Hjelpemiddelspesialisten AS which are produced in accordance with the guidelines. The suppliers must also pass on and follow up the guidelines with their subcontractors.

At the request of Hjelpemiddelspesialisten AS, the supplier must be able to document that the guidelines are complied with. This can be done by systematically obtaining a self-declaration, follow-up interviews with Hjelpemiddelspesialisten AS and / or mapping the working conditions at the production site. If Hjelpemiddelspesialisten AS wishes to map the subcontractor, the supplier is obliged to provide his name and contact information. Hjelpemiddelspesialisten AS uses Factlines to map the suppliers, and to collect data. Through the solution, deviations can be mapped and followed up through improvement activities. A risk analysis is also carried out in relation to critical issues.

In the event of a breach of the ethical guidelines, Hjelpemiddelspesialisten AS, in collaboration with the supplier, will draw up a plan for rectifying the deficiencies. Remediation must take place within a reasonable time. Termination of the contract will only occur if the supplier, after repeated inquiries, does not show a willingness to rectify the situation.

Social and environmental standards will be given weight when choosing new suppliers.

REQUIREMENTS FOR OWN BUSINESS
Hjelpemiddelspesialisten AS will continuously work to improve its own policy and practice that can contribute to the suppliers following our guidelines for ethical trade. Hjelpemiddelspesialisten AS, including all employees, shall never offer or receive illegal or unlawful monetary gifts or other remuneration to obtain business or private benefits for themselves or benefits for customers, agents or suppliers. Hjelpemiddelspesialisten AS and Hjelpemiddelspesialisten AS ‘suppliers shall avoid trading partners who have activities in countries that are subject to a trade boycott by the UN and / or the Norwegian authorities.

REQUIREMENTS FOR CONDITIONS IN THE SUPPLY CHAIN
Hjelpemiddelspesialisten as’s guidelines for ethical trade are based on internationally recognized UN and ILO conventions and set minimum and not maximum standards. The legislation at the place of production must be respected. Where national laws and regulations cover the same subject matter as these guidelines, the highest standard shall apply. Forced labor / slave labor (ILO Convention Nos. 29 and 105).

1. Forced labor / slave labor (ILO Convention Nos. 29 and 105)

1.1. There shall be no form of forced labor, slave labor or involuntary labor.

1.2. Workers shall not have to submit a deposit or identity documents to the employer and shall be free to terminate the employment relationship with a reasonable period of notice.

 

2. Trade unions and collective bargaining (ILO Convention Nos. 87, 98, 135 and 154)

2.1. Workers shall, without exception, have the right to join or establish trade unions at their own request, and to bargain collectively. The employer shall not interfere in, hinder or oppose trade unions or collective bargaining.

2.2. Trade union representatives shall not be discriminated against or prevented from carrying out their trade union work.

2.3. If the right to free organization and / or collective bargaining is limited by law, the employer shall facilitate and not impede alternative mechanisms for free and independent organization and negotiation.

 

3. Child labor (UN Convention on the Rights of the Child, ILO Convention Nos. 138, 182 and 79, ILO Recommendation No. 146)

3.1. The minimum age for workers must not be less than 15 years and in line with

1. i) national minimum age for employment, or;
2. ii) minimum age for compulsory schooling, with maximum age as applicable. If the local minimum age is set at 14 years in line with the exception in ILO Convention 138, this can be accepted.

3.2. New recruitment of child workers in violation of the above minimum age shall not take place.

3.3. Children under the age of 18 must not perform work that is detrimental to their health, safety or morals, including night work.

3.4. Action plans shall be established for the early phasing out of child labor that are in violation of ILO Conventions 138 and 182. The action plans shall be documented and communicated to relevant personnel and other stakeholders. Arrangements shall be made for support schemes where children are given the opportunity for education until the child is no longer of compulsory school age.

 

4. Discrimination (ILO Conventions Nos. 100 and 111 and the UN Convention on the Elimination of All Forms of Discrimination against Women)

4.1. There shall be no discrimination in respect of employment, remuneration, training, promotion, dismissal or retirement based on ethnicity, religion, age, disability, sex, marital status, sexual orientation, trade union work or political affiliation.

4.2. Protection shall be established against sexually intrusive, threatening, abusive or exploitative behavior and against discrimination or termination on unjustified grounds, eg marriage, pregnancy, parenthood or status as HIV-infected.

 

5. Brutal treatment

5.1. Physical abuse or punishment, or the threat of physical abuse is prohibited. The same applies to sexual or other abuse and other forms of humiliation.

 

6. Health, safety and the environment (ILO Convention No. 155 and Recommendation No. 164)

6.1. Efforts shall be made to ensure workers a safe and healthy working environment. Hazardous chemicals and other substances must be handled properly. Necessary measures must be implemented to prevent and minimize accidents and damage to health as a result of, or related to, conditions in the workplace.

6.2. Workers must have regular and documented training in health and safety. Health and safety training shall be repeated for newly employed and relocated workers.

6.3. Workers must have access to clean sanitary facilities and clean drinking water. If relevant, the employer must also provide access to facilities for safe storage of food.

6.4. If the employer offers accommodation, this must be clean, safe, adequately ventilated and with access to clean sanitary facilities and clean drinking water.

 

7. Wages (ILO Convention No. 131)

7.1. Wages for workers for a normal working week must at least be in line with national minimum wage regulations or industry standards, whichever is higher. Salary must always be sufficient to cover basic needs, including some savings.

7.2. Salary conditions and payment of salary must be agreed in writing before the work begins. The agreement must be understandable to the worker.

7.3. Deductions from salary as a disciplinary action are not permitted.

 

8. Working hours (ILO Convention Nos. 1 and 14)

8.1. Working hours must be in line with national laws or industry standards, and not exceed working hours in accordance with applicable international conventions. Normal working hours per week should not normally exceed 48 hours.

8.2. Workers must have at least one day off per 7 days.

8.3. Overtime must be limited and voluntary. The recommended maximum overtime is 12 hours per week, ie total working hours of 60 hours per week. Exceptions from this can be accepted if it is regulated by a collective agreement or national law.

8.4. Workers must always have overtime pay during working hours above normal working hours (see section 8.1 above), at least in accordance with applicable laws.

 

9. Regular employment

9.1. Obligations to workers, in accordance with international conventions, national laws and regulations on regular employment shall not be circumvented through the use of short-term commitments (such as the use of contract workers, freelancers and day workers), subcontractors or other employment relationships.

9.2. All workers are entitled to an employment contract in a language they understand.

9.3. Apprenticeship programs must be clearly defined in terms of duration and content.

 

10. Marginalized population groups

10.1 The production and use of natural resources shall not contribute to destroying the resource and income base for marginalized population groups, for example by seizing large areas of land, unsustainable use of water or other natural resources on which the population groups depend.

 

11. Environment

11.1. Measures to reduce negative effects on health and the environment throughout the value chain shall be implemented through minimization of emissions, promotion of efficient and sustainable use of resources, including energy and water, and minimization of greenhouse gas emissions in production and transport. The local environment at the production site shall not be preyed upon or damaged by pollution.

11.2. National and international environmental legislation and regulations must be complied with and relevant discharge permits must be obtained.

 

12. Corruption

12.1. All forms of bribery are unacceptable, such as the use of alternative channels to secure illegitimate private or work-related benefits to customers, agents, contractors, suppliers or their employees as well as public servants / women.

Les også Hjelpemiddelspesialisten AS redegjørelse for aktsomhetsvurderinger:

Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger 2024